BESCHWERDEKANAL

In Odena, 19. März 2024.

1. ZIEL

Der Zweck dieses Verfahrens besteht darin, die Entgegennahme, Bearbeitung, Untersuchung und Lösung von Beschwerden über angebliche Unregelmäßigkeiten oder Verstöße von Mitarbeitern, Handelsvertretern, Managern oder Geschäftspartnern zu regeln, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit von FUNDICIONES DE ODENA S.A. auftreten können.

Der Whistleblowing-Kanal von FUNDICIONES DE ODENA S.A. ist über das E-Mail-Konto canaldenuncias@funosa.com zugänglich, so dass er von Mitarbeitern, Handelsvertretern, Managern, dem Vorstand und dem Verwaltungsrat sowie allen anderen interessierten Parteien genutzt werden kann.

Das Ziel des Whistleblowing-Kanals ist es, die sichere Formulierung von Mitteilungen über den Verdacht auf unregelmäßiges Verhalten, schlechte Geschäftspraktiken und Verstöße gegen Compliance-Verpflichtungen zu kanalisieren und zu erleichtern und so ein Umfeld der Compliance zu fördern, das auf den Prinzipien und Werten von FUNDICIONES DE ODENA S.A. basiert.

Darüber hinaus soll das Verfahren sicherstellen, dass während des gesamten Prozesses der Schutz der Privatsphäre der beteiligten Personen und die Vertraulichkeit der in der Beschwerde enthaltenen Daten wirksam gewährleistet ist und dass die Beschwerde anonym eingereicht werden kann, wenn der Beschwerdeführer dies wünscht.

Dieses Verfahren wurde vom Verwaltungsrat am 25. April 2024 genehmigt.

2. ANWENDUNGSBEREICH

Dieses Verfahren gilt für alle Mitarbeiter, Handelsvertreter, Manager, das Direktorium und den Verwaltungsrat von FUNDICIONES DE ODENA S.A.

3. WICHTIGE ASPEKTE IM ZUSAMMENHANG MIT DEM BESCHWERDEKANAL

3.1 PFLICHT ZUR KOMMUNIKATION

Jeder, der begründete Kenntnis von Handlungen oder Tatsachen hat, die gegen die ethischen Grundsätze und Werte verstoßen oder eine ungesetzliche Handlung oder eine Handlung, die gegen die geltenden Vorschriften verstößt, beinhalten könnten, muss FUNDICIONES DE ODENA S.A. über den etablierten Weg informieren, indem er eine E-Mail an canaldenuncias@funosa.com schickt.

3.2 MELDEPFLICHTIGE EREIGNISSE

Der Whistleblower-Kanal ist ein Instrument zur Meldung von Unregelmäßigkeiten oder Verstößen. Er sollte nicht wahllos genutzt werden, sondern nur für die Zwecke, für die er vorgesehen ist.

Meldepflichtige Ereignisse müssen sich auf Verhaltensweisen, Verstöße oder Unregelmäßigkeiten beziehen, die den allgemeinen ethischen Grundsätzen zuwiderlaufen oder eine rechtswidrige Handlung oder einen Verstoß gegen die geltenden Vorschriften darstellen können.

3.3 RECHTE DES BESCHWERDEFÜHRERS

a) Recht auf Schutz während der Ermittlungen

FUNDICIONES DE ODENA S.A. wird allen Personen, die sich im Rahmen dieses Verfahrens beschweren, angemessenen Schutz bieten.

b) Verbot von Vergeltungsmaßnahmen

Es werden keine Repressalien gegen den Beschwerdeführer ergriffen, sofern er nicht in böser Absicht gehandelt hat.

(c) Recht auf Erhalt von Informationen

Der Beschwerdeführer wird schriftlich darüber informiert, ob die Beschwerde aufrechterhalten wird und wie das Ergebnis der Untersuchung aussieht.

d) Recht zu wählen

Der Beschwerdeführer kann den Weg wählen, den er für am besten geeignet hält, einschließlich externer Kanäle zu den zuständigen Behörden.

(e) Recht auf eingeschränkte Informationen

Es dürfen keine Daten angefordert werden, die nicht unbedingt für die Bearbeitung der Beschwerde oder für deren Untersuchung erforderlich sind.

f) Recht auf Anonymität

Der Beschwerdeführer kann während des gesamten Prozesses anonym bleiben.

(g) Recht auf Vertraulichkeit

Die Identität des Beschwerdeführers ist vertraulich zu behandeln und darf ohne seine Zustimmung nicht offengelegt werden, es sei denn, er ist gesetzlich dazu verpflichtet.

(h) Das Recht, innerhalb einer angemessenen Frist eine Antwort zu erhalten

Der Beschwerdeführer erhält spätestens sieben Tage nach Eingang der Beschwerde eine Empfangsbestätigung.

(i) Recht auf Löschung von Daten

Die Daten werden nach drei Monaten aus dem Meldesystem gelöscht, sofern sie nicht aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

4. ERMITTLUNGSVERFAHREN

Das interne Verfahren regelt den gesamten Lebenszyklus der Beschwerde von der ersten Mitteilung bis zur Lösung.

4.1 FORSCHUNGSPHASE

4.1.1 Mitteilung und Eingang der Beschwerde

Der Beschwerdeführer sollte eine E-Mail an canaldenuncias@funosa.com mit den Informationen zu dem gemeldeten Sachverhalt senden.

E-Mail Adresse

Identifizierung des Angeklagten

Beschreibung des Sachverhalts

4.2 AUFLÖSUNGSPHASE

Nach der Analyse der Beweise werden dem Direktorium oder dem Verwaltungsrat geeignete Maßnahmen vorgeschlagen.

Ungültige Beschwerde

Die Beschwerde wird geschlossen, wenn kein Verstoß festgestellt wird.

Zulässige Beschwerde

Wenn sich der Sachverhalt bestätigt, wird die entsprechende Sanktionsregelung angewendet.

5. INTERESSENKONFLIKT

Wenn die Beschwerde Personen betrifft, die an der Untersuchung beteiligt sind, werden diese von dem Verfahren ausgeschlossen, um Objektivität zu gewährleisten.

ANHANG I: HANDLUNGEN, DIE ALS VERGELTUNG GELTEN

Zu den Vergeltungsmaßnahmen gehören Maßnahmen wie Arbeitsplatzwechsel, Entlassung, ungerechtfertigte Sanktionen, Einschüchterung, Belästigung oder die Verbreitung von für den Informanten nachteiligen Informationen.

In Odena, 25. April 2024.